BuildOPS - digital styring udviklet til håndværksvirksomhedens hverdag

Håndværket foregår ikke kun på byggepladsen

At drive en moderne håndværksvirksomhed handler om langt mere end selve håndværket. Der skal udarbejdes tilbud, planlægges medarbejdere, registreres timer og materialer, dokumenteres arbejde, håndteres ændringer, følges op på økonomien og til sidst skabes det rigtige grundlag for fakturering.

I mange virksomheder er informationerne fordelt mellem forskellige steder. Noget ligger på kontoret, noget på medarbejdernes telefoner, noget i mails og beskeder, mens billeder, dokumenter og arbejdssedler måske befinder sig helt andre steder. Regnskabssystemet kan fortælle, hvad der er bogført, men giver ikke nødvendigvis det løbende overblik over, hvad der faktisk sker på den enkelte opgave.

Det er den virkelighed, BuildOPS er udviklet til.

Fra kundehenvendelse til afsluttet opgave

Tanken bag BuildOPS er at skabe et sammenhængende digitalt flow gennem hele den administrative del af en håndværksopgave.

Når en kunde henvender sig, skal informationen ikke begynde ét sted for senere at blive flyttet manuelt videre til andre systemer. Kunden, tilbuddet, projektet eller serviceopgaven, timerne, materialerne og dokumentationen hænger naturligt sammen, og derfor bør informationerne også gøre det.

BuildOPS samler kunde- og kontaktstyring, tilbud, projekter, timeregistrering, materialer, dokumenter, kvalitetssikring, projektøkonomi og fakturagrundlag i samme system. Det betyder, at oplysninger fra den oprindelige kundehenvendelse kan følge opgaven videre gennem virksomheden i stedet for at skulle oprettes og vedligeholdes flere forskellige steder.

Kontoret og medarbejderne skal arbejde med de samme oplysninger

En af de klassiske udfordringer i håndværks- og byggevirksomheder er afstanden mellem det, der sker ude på opgaven, og den information der er tilgængelig på kontoret.

En medarbejder kan have brugt flere timer end planlagt, der kan være anvendt ekstra materialer, kunden kan have bedt om en ændring, eller der kan være opstået et forhold, som skal dokumenteres. Hvis den information først når kontoret flere dage senere, bliver det vanskeligere at bevare et præcist billede af både fremdrift og økonomi.

BuildOPS er derfor bygget med tanken om, at medarbejdere i marken og medarbejdere på kontoret skal arbejde ud fra det samme datagrundlag. Timer kan registreres fra mobilen, dokumentation kan knyttes til opgaven, og status og økonomi kan løbende følge projektets udvikling.

Det handler ikke om at digitalisere for digitaliseringens skyld. Det handler om at mindske afstanden mellem det arbejde, der bliver udført, og den administration, der følger med.

Timer og materialer er også økonomi

For en håndværksvirksomhed er det ikke nok at vide, hvor meget der bliver faktureret. Det er mindst lige så vigtigt at vide, hvad det faktisk har kostet at udføre arbejdet.

Timer, materialeforbrug, udgifter og eventuelt materialespild har direkte betydning for resultatet på den enkelte opgave. Hvis oplysningerne først bliver samlet, når projektet er afsluttet, opdager man måske først for sent, at en opgave ikke udviklede sig økonomisk som forventet.

Derfor er projektøkonomi en central del af BuildOPS. Tanken er, at virksomheden løbende skal kunne følge udviklingen og få et bedre grundlag for at reagere, mens opgaven stadig er i gang.

For større eller mere komplekse virksomheder omfatter systemet også blandt andet budget og opfølgning, dækningsbidrag, projektresultat, kontrakter, underentreprenører og medarbejderstyring.

Dokumentation skal være en del af opgaven

Dokumentationskrav fylder stadig mere i mange dele af håndværks- og byggebranchen. Billeder, inspektioner, kvalitetssikring, mangler og anden dokumentation kan være afgørende både under projektet og efterfølgende.

Problemet opstår, når dokumentationen ikke bliver gemt sammen med den opgave, den vedrører.

Et billede på en medarbejders telefon eller en fil i en mail kan være vanskelig at finde igen måneder senere. Derfor er dokumentation tænkt ind som en del af selve arbejdsprocessen i BuildOPS og ikke som noget, der først skal organiseres bagefter.

Det skal gøre det lettere at skabe en samlet historik omkring den enkelte kunde og opgave og samtidig reducere risikoen for, at vigtig information forsvinder.

BuildOPS er ikke et regnskabsprogram

En vigtig beslutning i udviklingen af BuildOPS har været ikke at forsøge at gøre systemet til endnu et regnskabsprogram.

Der findes allerede specialiserede løsninger til bogføring, moms, årsregnskab og virksomhedens øvrige regnskabsmæssige behov. BuildOPS skal i stedet håndtere den operationelle del af forretningen: kunder, tilbud, projekter, timer, materialer, dokumentation og projektøkonomi.

Når arbejdet er udført, skal oplysningerne samtidig kunne danne et bedre og mere komplet grundlag for faktureringen. Understøttede regnskabssystemer kan forbindes med BuildOPS, efterhånden som integrationerne bliver tilgængelige, så data ikke unødigt skal tastes flere gange.

På den måde er målet ikke at erstatte virksomhedens økonomisystem, men at skabe forbindelsen mellem det arbejde, der bliver udført, og den økonomi, der efterfølgende skal behandles.

Udviklet til forskellige typer håndværksvirksomheder

Selvom arbejdsprocesserne varierer fra fag til fag, er mange af de administrative udfordringer de samme.

En tømrervirksomhed arbejder ikke nødvendigvis på samme måde som en VVS-installatør, elektriker, murer, maler eller entreprenør. Men de skal alle kunne holde styr på kunder, medarbejdere, tid, materialer, dokumentation og økonomi.

BuildOPS er derfor udviklet til en bred del af håndværks- og byggebranchen. Det gælder blandt andet tømrer- og snedkervirksomheder, VVS og installation, el og teknik, entreprenører, murere, malere, tag- og facadevirksomheder, kloak- og jordarbejde samt service- og vedligeholdelsesvirksomheder.

Fælles for dem er behovet for et system, der kan fungere både på kontoret og ude dér, hvor arbejdet rent faktisk bliver udført.

Mindre tid på administration og bedre overblik over forretningen

Tanken med BuildOPS er ikke, at en håndværksvirksomhed skal bruge mere tid foran en computer. Tværtimod.

Når timer, materialer, dokumentation og projektinformation bliver registreret som en naturlig del af arbejdet, kan en del af den efterfølgende administration reduceres. Samtidig får virksomheden et mere aktuelt billede af sine projekter og sin økonomi.

For medarbejderen skal det være enkelt at registrere det nødvendige. For projektlederen skal det være muligt at følge opgaven. For kontoret skal informationerne være tilgængelige uden først at skulle indsamles fra forskellige steder. Og for virksomhedens ejer eller ledelse skal systemet give et bedre grundlag for at se, hvordan forretningen faktisk udvikler sig.

En del af tankegangen i AAW Gruppen

BuildOPS udspringer af en grundlæggende tanke i AAW Gruppen om, at digitale produkter skal tage udgangspunkt i konkrete problemer frem for teknologi alene.

I håndværksbranchen er problemet ikke mangel på information. Tværtimod produceres der store mængder information hver eneste dag. Udfordringen er, at den ofte bliver registreret forskellige steder, på forskellige tidspunkter og af forskellige mennesker.

Med BuildOPS forsøger vi at samle den information omkring den arbejdsproces, den faktisk tilhører.

Ambitionen er at skabe et system, hvor den første kundehenvendelse ikke står isoleret fra tilbuddet, hvor tilbuddet ikke står isoleret fra projektet, og hvor projektet ikke står isoleret fra timerne, materialerne, dokumentationen og økonomien.

BuildOPS vil fortsat blive udviklet med håndværksvirksomhedens praktiske hverdag som udgangspunkt og med fokus på at skabe bedre sammenhæng mellem arbejdet i marken og styringen af virksomheden.

Læs mere om BuildOPS på build-op.com.